Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 27.10.2021 zu formellen Voraussetzungen für Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, Stellung genommen und den Anwendungserlass zur Umsatzsteuer (UStAE) angepasst.
Hintergrund: Eine Rechnung kann nicht nur auf Papier, sondern auch elektronisch übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, sie kann stillschweigend erfolgen, etwa dadurch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Wie bei einer Papierrechnung müssen auch bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei einer elektronischen Rechnung gelten nach § 14 Abs. 3 UStG die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet bei Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. einer elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch Übermittlung durch elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren).
Bei grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungen innerhalb der Union fallen trotz der zum Teil abweichenden Begrifflichkeiten sowohl die qualifizierte elektronische Signatur (für natürliche Personen) als auch das qualifizierte elektronische Siegel (für juristische Personen) nach der eIDAS-Verordnung unter den umsatzsteuerlichen Begriff der qualifizierten elektronischen Signatur nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG.
Eine „qualifizierte elektronische Signatur“ ist danach eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Um die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG zu erfüllen, muss ein durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestelltes qualifiziertes Zertifikat vorliegen.
Eine elektronische Signatur ist ein besonderes Merkmal zur Authentifizierung von digitalen Dokumenten und zur Sicherstellung der unveränderten Übermittlung. Sie ist ein elektronischer Datensatz, der anderen elektronischen Daten beigefügt ist und zur Authentifizierung dient. Der Datensatz darf hierbei ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet und von diesem erzeugt worden sein, um seine Identifizierung zu ermöglichen, wobei eine nachträgliche Veränderung der Daten erkennbar sein muss. Eine elektronische Signatur erfordert regelmäßig, dass der Aussteller hierfür ein Zertifikat besitzt und eine passende Hardware und/oder Software einsetzt.
Wird mit digitaler Signatur abgerechnet, gehört zu einer ordnungsmäßigen Rechnung die Prüfung der Signatur auf Gültigkeit des Zertifikats, Übereinstimmung mit dem angegebenen Aussteller, und Integrität der Prüfinformationen. Das Prüfungsergebnis ist in digitaler Form revisionssicher zu archivieren. Entweder bietet die Prüfsoftware hierfür eine Lösung an, oder die Prüfprotokolle sind anderweitig in Dateiform zu sichern.
Elektronische Rechnungen sind daher ohne qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren den herkömmlichen Papierrechnungen weitgehend gleichgestellt. Durch geeignete innerbetriebliche Maßnahmen müssen allerdings Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet und ein gesicherter Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung hergestellt werden.
Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann z. B. als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang, über Computer-Fax, über Fax-Server oder per Web-Download erfolgen.
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