Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt ist.
Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.
Wurden beispielsweise im Jahr 2014 die letzten Buchungen für das Jahr 2013 gemacht und der Jahresabschluss erstellt,
• beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2014,
• dauert 10 Jahre und
• endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2024.
Ab dem 1.1.2025 können alle Unterlagen für das Jahr 2013 vernichtet werden.
Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31.12.2024 schriftlich eine Außenprüfung ankündigt.
Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung:
• 10 Jahre - für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
• 8 Jahre - für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) wurden ab 2025 die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB).
• 6 Jahre - für alle sonstigen Unterlagen
Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So ist man immer auf der richtigen Seite.
Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber in § 14b Abs. 1. Satz 5 UStG eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungs- und Zahlungsbelege (Handwerkerrechnungen) bei Privatpersonen eingeführt.
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