Kassenführung: Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Bereits mit Schreiben aus dem Jahr 2014 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – erlassen. Diese gewinnen besondere Relevanz, weil der Bundesfinanzhof (BFH) die Rechte der Betriebsprüfung zuletzt mehrfach gestärkt hat. So lässt er den Zugriff der Finanzverwaltung auf Warenwirtschaftssysteme zu und hält Verfahrensdokumentationen im Zusammenhang mit der Kassenführung für erforderlich. Gerade im Bereich der Kassenführung gibt das BMF nun die grundsätzlichen technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme verbindlich vor. Der Bundesrat hat am 7.7.2017 die hierzu vorgelegte Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) verabschiedet. Ein wesentlicher Punkt in diesem Zusammenhang ist dabei die Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation. Laut den GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch darf keinem geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation muss die Größe des Betriebs berücksichtigt werden, so dass der Aufwand „skalierbar“ ist. Das Ansinnen der Finanzverwaltung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag lästig erscheinen, wird jedoch verständlich, wenn Bedienungsanleitungen von bestimmten Programmen genauer studiert werden. So ist zum Beispiel der Bedienungsanleitung eines bekannten elektronischen Fahrtenbuchs zu entnehmen, dass der Nutzer die Frage beantworten muss, ob „das Fahrtenbuch für dieses Fahrzeug geschützt werden soll.“ Ohne Kenntnis der Bedienungsanleitung würde die Finanzverwaltung ggf. davon ausgehen, dass ein elektronisches Fahrtenbuch stets unveränderbar ist.

Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei Vielen ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation alsbald zu erstellen, denn mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wird ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sog. Kassen-Nachschau per Gesetz eröffnet. Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ab 01.01.2018 ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen. Damit müssen Steuerpflichtige die Verfahrensdokumentationen zum Einsatz der Registrierkassen sozusagen jederzeit griffbereit haben. Sie müssen insbesondere umfassen: genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme, Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch, Programmieranleitungen, Einrichtungsprotokolle, Arbeitsanweisungen, Beschreibung der Kontrollmechanismen, Beschreibung der Archivierungsfunktionen sowie Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen.