Aufzeichnungspflichten bei Bewirtung im Rahmen von Veranstaltungen

Das FG Berlin-Brandenburg hatte mit Urteil vom 17.10.2023 (Az. 6 K 6089/20) über einen Fall zu entscheiden, bei dem es um die Frage ging, ob diese Voraussetzungen auch anlässlich von Werbeveranstaltungen zu erfüllen waren. Bei den sogenannten „Kick-Off-Veranstaltungen“ der Klägerin, z. B. auf einer aktuellen Baustelle, liefen auf Bildschirmen Werbetrailer. Für das Catering waren Tresen und Stehtische aufgebaut, an denen die Gäste Speisen und Getränke verzehren und mit Mitarbeitern sowie Geschäftsführern Kontaktgespräche führen konnten. Die Namen der teilnehmenden Gästewaren aufgrund nachträglich erstellter Listen bekannt. Die Klägerin verbuchte die Ausgaben für das Catering in vollem Umfang als Betriebsausgaben und ohne diese getrennt aufzuzeichnen.

Das Finanzgericht kam zu der Überzeugung, dass die Cateringkosten vor allem der Bewirtung von Personen dienten, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen, da die Gäste im Rahmen der Veranstaltung vor allem mit den Mitarbeitern der Klägerin über vergangene und zukünftige Projekte sprechen wollten. Insgesamt kam das Finanzgericht zu dem Ergebnis, dass die Cateringkosten nicht abziehbare Aufwendungen darstellten, weil die Aufzeichnungspflichten i. S. des § 4 Abs.5 Satz 1 Nr. 2 EStG und § 4 Abs. 7 EStG nicht erfüllt worden seien.

Praxishinweis: Auch bei Eigenveranstaltungen sollte darauf geachtet werden, dass die formellen Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 Satz 1Nr. 2 EStG und § 4 Abs. 7 EStG beachtet werden. Insbesondere sollten die Teilnehmerlisten zeitnah gefertigt und die Verbuchung getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfolgen. Das sollte selbst dann erfolgen, wenn die Auffassung vertreten wird, dass die Kürzung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nicht in Betracht komme. Anderenfalls riskiert man den vollständigen Verlust des Betriebsausgabenabzugs, statt der Kürzung um 30 %. Aufteilen der Bewirtungsaufwendungen in solche aus betrieblichen und geschäftlichen Anlässes ist also unabdingbar.

Grundlage für den Bewirtungsbeleg ist die Bewirtungsrechnung. Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen: Ort und Tag, Teilnehmer, Anlass sowie Höhe der Aufwendungen. Aus den Angaben über den Anlass der Bewirtung muss sich ein Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung ergeben. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.