Ab 2026 gilt für Bewirtungsaufwendungen Folgendes: Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind weiterhin nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar, sofern sie angemessen sind und ordnungsgemäß nachgewiesen werden.
Der Nachweis erfordert zeitnahe, schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG genügt. Bei Pauschalangeboten (z. B. VIP-Pakete) ist eine Aufteilung nach der sog. Business-Seat-Regelung und innerhalb des Bewirtungsanteils nach der 30/70-Regel (70 % Speisen, 30 % Getränke) zulässig.
Ab 2026 unterliegen Speisen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %, Getränke weiterhin dem Regelsteuersatz von 19 %.
Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 macht jedoch deutlich, dass die Nachweise künftig digital nachvollziehbar und GoBD-konform geführt werden müssen. Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege werden von der Finanzverwaltung zukünftig nur noch anerkannt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Der Eigenbeleg muss digital erstellt oder digitalisiert werden, wobei die elektronische Unterschrift oder Genehmigung des Steuerpflichtigen erforderlich ist.
Die Angaben dürfen nachträglich nicht undokumentiert geändert werden. Die digitale Bewirtungsrechnung und der digitale Eigenbeleg müssen entweder elektronisch zusammengefügt oder durch einen eindeutigen Gegenseitigkeitshinweis (z. B. Barcode, Index) miteinander verbunden werden. Zudem sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten und in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Digitale Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden; ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Im Rahmen einer Betriebsprüfung sind die digitalen Unterlagen dem Finanzamt in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
Unternehmen sollten deshalb ihre bestehenden Prozesse zur Erfassung von Bewirtungsaufwendungen prüfen und an die neuen digitalen Anforderungen anpassen.
