Steuererklärungen: Wann dürfen Vereine noch Papierformulare nutzen?

Die Steuererklärungen per ELSTER einzureichen, ist heute der verpflichtende Regelfall. Die Steuergesetze sehen aber Ausnahmen vor, die auch für Vereine gelten können. Ein Schreiben der Berliner Finanzverwaltung vom 12.11.2024 klärt die Vorgaben dafür.

Ob die Finanzbehörde auf Antrag auf die elektronische Übermittlung von Erklärungen verzichten kann, regeln die Einzelsteuergesetze (§ 18 Abs. 1 S. 2 UStG, § 31 Abs. 1a S. 2 KStG, § 14a S. 2 GewStG). In Ergänzung dieser Regelungen bestimmt die Härtefallregelung in § 150 Abs. 8 AO, dass das Finanzamt auf Antrag die Papierformulare akzeptieren muss, wenn die elektronische Abgabe wirtschaftlich oder persönlich nicht zumutbar ist.

• Wirtschaftlich nicht zumutbar ist die elektronische Steuererklärung, wenn der Verein nicht über die erforderliche technische Ausstattung verfügt und die Anschaffung nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre.

• Persönliche Unzumutbarkeit bedeutet, dass der Vereinsvorstand oder seine Hilfspersonen nicht über ausreichend individuelle Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen oder nur eingeschränkt in der Lage sind, die Möglichkeiten der Datenfernübertragung zu nutzen.

Bei Vereinen kann das grundsätzlich der Fall sein. Dagegen sprechen aber folgende Gegebenheiten:

• Der Verein übermittelt Anmeldungen (Umsatzsteuer- und Lohnsteueranmeldung) elektronisch.

• Er fertigt die Erklärungen erkennbar elektronisch an (d.h. nutzt Software dafür) bzw. die Kommunikation mit dem Finanzamt (z.B. per E-Mail) lässt elektronische Zugangsmöglichkeiten erkennen.

• Der Verein wird steuerlich beraten.

• Die Tätigkeit des Vereins erfordert die Teilhabe am „medialen Leben” (Internetauftritt, E-Mail-Verkehr etc.).

Für einen Antrag auf Härtefall schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Der Verein kann deshalb den Härtefallantrag auch konkludent stellen, indem er einfach die Papierformulare einreicht. Das Finanzamt ‒ so die FinBeh Berlin ‒ darf die vorhandenen Gegebenheiten nur dann prüfen, wenn das Vorliegen eines Härtefalls nicht glaubhaft ist.