Augen auf bei Bewirtungsbelegen: Sie müssen elektronisch erstellt werden – und für den Betriebsausgabenabzug wichtige Angaben enthalten. Denn Bewirtungsbelege
als Betriebsausgaben erkennt das Finanzamt nur an, wenn die Belege strenge Vorgaben erfüllen. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug.
Die inhaltlichen Anforderungen einer Rechnung sind folgende:
1) vollständiger Name des Bewirtungsbetriebes,
2) vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebes,
3) Rechnungsdatum,
4) Tag der Bewirtung (i.d.R. identisch mit Ausstellungsdatum),
5) genaue Leistungsbeschreibung (zum Beispiel „Lunch-Buffet“, „Tagesgericht 2“ etc.) mit Angabe der Menge und Preise,
7) Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes,
8) Rechnungsnummer (fortlaufend) (wenn der Rechnungsbetrag mehr als 250 Euro beträgt),
9) Rechnungsbetrag brutto (bei Rechnungen über 250 Euro zusätzlich Ausweis des MwSt-Betrages und des Nettobetrages),
10) Steuersatz,
11) Bei Rechnungen über 250 Euro: Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (reicht handschriftlich; ergänzt durch den Bewirtungsbetrieb).
Seit 1. Juli 2021 müssen die Belege nun weitere Informationen enthalten, falls der Bewirtungsbetrieb über eine elektronische Kasse verfügt. Dann dürfen die Belege nicht mehr händisch ausgestellt werden und müssen Infos zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten: die Transaktionsnummer und die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls. Alternativ können die TSE-Angaben als QR-Code auf dem Beleg ausgedruckt werden.
Da noch nicht jeder Bewirtungsbetrieb seine elektronische Kasse mit einer TSE aufgerüstet hat, sollen sich die Finanzämter noch bis Ende 2022 kulant zeigen: Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Bewirtungsbelege sei der Betriebsausgabenabzug unabhängig von diesen Angaben zulässig, schreibt das Bundesfinanzministerium in einem aktualisierten Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsbelegen (BMF vom 30.06.2021).
Für Sie als bewirtender Steuerpflichtiger (Gastgeber) ergibt sich daraus die Verpflichtung, darauf zu achten, dass die Rechnung eine Transaktions- sowie Seriennummer enthält (auch als QR-Code möglich). Gleiches gilt für den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes. Transaktions-, Seriennummer sowie die Zeitpunkte des Vorgangsbeginns und -endes sind erst für Belege zwingend, die ab dem 01.01.2023 ausgestellt werden.
Sollte die technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem ausfallen, ist es wichtig, dass der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich wird. Zum Beispiel durch eine fehlende Transaktionsnummer.
Sind im Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, kann die Vorlage des Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion durch die Rechnung (ohne Transaktions- und Seriennummer) und die Beifügung des Zahlungsbelegs der unbaren Zahlung ersetzt werden.
Sollten Sie zur Zahlung einen Gutschein benutzen, ist das kein Problem. Hier reicht in der Regel die Vorlage über die Abrechnung des Gutscheines aus.