Einkommen-/Lohnsteuer | Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines elektronisch geführten Fahrtenbuchs

Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt dann nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Änderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden. Und dem Erfordernis der zeitnahen Führung werde nicht genüge getan, wenn die auf Notizzetteln festgehaltenen Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der Fahrten vorgenommen werden (so Finanzgericht Düsseldorf 24.11.2023).

Im Streitfall hatte ein Arbeitnehmer ein elektronisches Fahrtenbuch mit der Software „Fahrtenbuch Express“ geführt. Im Rahmen einer LSt-Außenprüfung wurde festgestellt, dass die Eintragungen in dem elektronischen Fahrtenbuch nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung alle drei bis sechs Wochen erfolgt sei. Das sahen Finanzamt und Finanzgericht im Ergebnis auch so. Zu Lasten des Klägers ging insbesondere, dass die Änderungsprotokolle bzw. „sonstige interne Protokolldateien“ trotz Aufforderung nicht vorgelegt worden sind.

Tipp: Die hohen formalen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines elektronisch geführten Fahrtenbuchs wurden aktuell nochmals vom Bundesfinanzhof im Beschluss vom 12.01.2024 (VI B 37/23) allgemein bestätigt. Zur Vermeidung von Steuerschäden durch Anwendung der 1%-Regelung sollten diese Anforderungen unbedingt eingehalten werden. Ein Vertrauensschutz im Hinblick darauf, dass das Fahrtenbuch in der Vergangenheit nicht beanstandet wurde, besteht nicht.